Co jest najdroższe w prowadzeniu firmy? Nie budżety reklamowe, nie wynagrodzenia, a nawet nie podatki, tylko czas właściciela spędzony na rzeczach, które nie pchają firmy do przodu. Widzimy to u wielu przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy, i przerabialiśmy to u siebie. Poniżej opisujemy prosty system pracy, który wypracował Patryk, właściciel naszej agencji, po mniej więcej roku testów i obserwacji. Dzięki niemu jest czas i na rozwój firmy, i na całą bieżącą robotę, bez której firma nie działa.
Chomik w kołowrotku
Pierwszy kwartał 2021 roku był dla Patryka naprawdę ciężki. W agencji sporo się zmieniało, a typowy dzień pracy, od rana do nocy, wyglądał jak chaos: powiadomienie za powiadomieniem, dwadzieścia nieprzeczytanych maili, z których większość wydawała się pilna, do tego zadania od zespołu i kilka nieodebranych połączeń, z czego na dwa czy trzy trzeba było od razu oddzwonić. Patryk nie ma problemu z intensywną pracą przez kilkanaście godzin dziennie, ale ilość bodźców była trudna do przerobienia, a każdego dnia pojawiały się nowe pożary do ugaszenia.
Najzdradliwsze było to, że ta praca dawała poczucie postępu. Zadania znikały z listy w Nozbe, więc wydawało się, że robota idzie do przodu. Tymczasem po każdym zamkniętym zadaniu wpadały dwa kolejne, a na kierunek rozwoju firmy nie zostawało ani trochę czasu. Patryk porównuje to do chomika w kołowrotku: biegnie szybko, na koniec dnia jest wycieńczony, a firma nie przesunęła się nawet o centymetr.
Wielu przedsiębiorców odkłada rozwój na „kiedy będę miał czas”. Wtedy zajmę się sprzedażą, marketingiem, nagram materiały na YouTube, poprawię produkt. Tyle że więcej czasu nie będzie, bo bieżące zadania są jak hydra: utniesz jeden łeb, a odrastają dwa.
Większość spraw może poczekać
Przełom przyszedł wraz z prostym spostrzeżeniem. Większość spraw, na które Patryk reagował od razu, wcale tego nie wymagała. Mail, na który odpisywał po 5 czy 15 minutach, mógł spokojnie poczekać pięć godzin, a nawet do następnego dnia. Efekt byłby ten sam, a często lepszy, bo odpowiedź nie byłaby impulsywna, tylko przemyślana.
Skoro natychmiastowa reakcja nie jest potrzebna, można pracę podzielić. Patryk wydzielił dwa rodzaje bloków. Blok strategiczny to zadania, które rozwijają firmę. Blok operacyjny to wszystko, co trzeba zrobić, żeby firma działała na co dzień. Oba bloki wpisał na stałe do kalendarza i traktuje je jak spotkania: nie przekłada ich i nie skraca bez wyraźnego powodu. Każdy trwa od dwóch do trzech godzin.
Dlaczego jedno powiadomienie kosztuje pół godziny
Podział wydawał się sensowny intuicyjnie, ale okazało się, że ma też podstawy naukowe. Gloria Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego zbadała, ile czasu potrzebuje mózg, żeby wrócić do pełnej koncentracji po przerwaniu pracy. Wyszło ponad 23 minuty. Jeden mail, telefon czy SMS kosztuje więc prawie pół godziny samego powrotu do głębokiej pracy, bo po przeskoczeniu do innego zadania część mózgu wciąż przetwarza poprzednie.
Dwie-trzy godziny bloku to czas, który pozwala skupić się na jednym zadaniu i zrobić w nim duży postęp. Jednocześnie jest na tyle krótki, że Patryk nie znika na cały dzień i potem jest dostępny dla zespołu. W ciągu dnia może więc przeplatać kilka bloków różnego typu.
Jak wygląda blok strategiczny
Patryk często zaczyna od niego dzień, bo to zwykle najważniejsza praca. Kiedy jest zrobiona rano, reszta dnia może potoczyć się dowolnie, a firma i tak zrobiła krok do przodu.
Równie ważne jest to, jak się w ten tryb wchodzi. Patryk zmienia miejsce: zamiast przy biurku z dużym, zakrzywionym monitorem siada z laptopem przy innym stole. Na dużym ekranie mieści się za dużo rzeczy naraz i wzrok zaczyna błądzić, a mały ekran laptopa da się objąć jednym spojrzeniem. Telefon ląduje poza zasięgiem ręki, z wyłączonymi powiadomieniami, także z innych aplikacji. Wystarczy przecież sięgnąć po niego, żeby sprawdzić godzinę, wpada powiadomienie i te 23 minuty skupienia trzeba budować od nowa.
W bloku strategicznym Patryk pisze scenariusze na YouTube, pracuje nad marketingiem agencji i jej strategią, poprawia procesy wewnętrzne, na przykład to, jak wdrażamy nowych klientów, i przygotowuje materiały dla zespołu. Krótko mówiąc, robi wszystko, co sprawi, że firma jutro będzie lepsza niż dziś.
Blok operacyjny i koniec ciągłej dostępności
Blok operacyjny obejmuje to, co po prostu trzeba zrobić: maile, faktury, administrację, rozmowy z zespołem i klientami, a nawet wymianę opon w firmowym aucie. Zadania strategiczne sprawiają, że firma jutro będzie lepsza, a operacyjne, że dziś w ogóle działa.
To moment, w którym Patryk wychodzi z trybu „nie przeszkadzać”: odpisuje na maile, odbiera telefony, reaguje na sprawy zespołu. Można się z nim skontaktować, ale właśnie wtedy, a nie przez cały dzień. Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że ciągła dostępność to profesjonalizm. W praktyce to najszybsza droga do tego, żeby przez cały dzień realizować zadania innych ludzi.
Zaskoczeniem był efekt uboczny. W dni, w których rano udało się pchnąć do przodu coś ważnego, blok operacyjny szedł sprawniej. Kiedy zadanie, które od dawna wisiało z tyłu głowy, jest zrobione, reszta pracy idzie szybciej i łatwiej.
System, który ma być elastyczny
Ten podział nie jest zero-jedynkowy. Zdarzają się dni, w których Patryk rzuca wszystko i zamiast bloku strategicznego zajmuje się tylko bieżącymi sprawami. To w porządku, o ile jest wyjątkiem. Chodzi o to, żeby nie każdy problem automatycznie przekreślał plan dnia. Kalendarz jest po to, żeby pomagać, a to właściciel decyduje, kiedy coś w nim zmienić.
Jeśli chcesz to sprawdzić u siebie, zacznij od jutra. Wpisz do kalendarza jeden dwugodzinny blok strategiczny i potraktuj go jak spotkanie, którego nie da się przełożyć. Zmień miejsce, odłóż telefon daleko, wyłącz powiadomienia i zajmij się tylko tym, co pcha Twoją firmę do przodu.