Znamy firmę, w której pracownicy co tydzień tracą dwa dni robocze na zadania, które w odpowiednim narzędziu zajęłyby im godzinę. Takie narzędzie kosztowałoby około 100 zł miesięcznie. Ta firma nie oszczędza więc na oprogramowaniu, tylko płaci za jego brak, i to wielokrotnie więcej, niż kosztowałaby subskrypcja.

Agencję prowadzimy od ponad 10 lat i przez ten czas przetestowaliśmy mnóstwo aplikacji. Większość wyleciała po okresie próbnym, ale kilka zostało z nami na lata, bo rozwiązały konkretne problemy, na których wcześniej traciliśmy czas i pieniądze. Opisujemy je poniżej, bo te same problemy ma prawie każda firma usługowa. Nikt nam za ten tekst nie płaci.

Zadania, o których wszyscy muszą pamiętać

Najwięcej czasu firmy tracą nie na samą pracę, tylko na ustalanie, kto ma ją zrobić, do kiedy i w jakim zakresie. Przez ten chaos robią rzeczy, na które nie umówiły się z klientem, albo powtarzają zadania, które ktoś w zespole już wykonał, tylko nikomu o tym nie powiedział. Na początku pracowaliśmy tak samo jak większość firm: na mailach, z pamięci i na żółtych karteczkach.

Skończyło się to, gdy wdrożyliśmy Nozbe. Każde zadanie ma w nim osobę, termin i checklistę, a do zadań podpinamy potrzebne dokumenty. Dzięki temu nikt nie musi pamiętać, co jest do zrobienia dla którego klienta, bo wystarczy otworzyć projekt. Zamiast wymieniać maile, przekazujemy sobie zadania, a zamiast rozmawiać o stanie projektów, po prostu do nich zaglądamy.

Zaczęliśmy z Nozbe, gdy w firmie były dwie osoby, więc nie potrzebujesz dużego zespołu, żeby na tym zyskać. Wystarczą dwaj klienci w miesiącu. Nową osobę uczymy obsługi w 10-15 minut, a Patryk, właściciel agencji, dzieli się w Nozbe nawet domowymi zadaniami z żoną. Gdybyś z całego tego tekstu miał wdrożyć tylko jedno narzędzie, zacznij właśnie od tego.

Te same pytania zadawane piętnasty raz

Drugim cichym złodziejem czasu są powtarzające się pytania. Ktoś w zespole nie wie, jak coś ustawić, więc pyta, a ktoś inny odrywa się od pracy i tłumaczy. Za tydzień to samo pytanie zadaje kolejna osoba.

Mamy na to prostą zasadę: jeśli problem pojawia się drugi raz, nagrywamy instrukcję, jak go rozwiązać. Skoro wrócił raz, prawie na pewno wróci trzeci, czwarty i piętnasty, a rozwiązanie za każdym razem będzie takie samo. Nagrywamy ekran w Loomie, a nagranie trafia do Notion, które pełni u nas rolę firmowej Wikipedii z procedurami i FAQ. Zamiast tłumaczyć coś po raz kolejny, wysyłamy link.

Z tego samego powodu nagraniami komunikujemy się z klientami. Pokazanie na ekranie, gdzie wejść i co kliknąć, jest szybsze i jaśniejsze niż długi mail, a kilkuminutowy film potrafi zastąpić całe spotkanie konfiguracyjne.

Leady, które giną po drodze

Jeśli chaos w zadaniach kosztuje czas, to chaos w sprzedaży kosztuje pieniądze. Firma bez systemu gubi leady, zapomina o follow-upach i nie wie, na jakim etapie rozmów jest klient. Patryk zaczynał karierę w sprzedaży, więc przerabiał to wcześnie: najpierw prowadził CRM w Excelu, potem w Notion. Kiedy budowaliśmy dział handlowy, przeszliśmy na Pipedrive.

Obowiązuje nas jedna zasada: każdy potencjalny klient już przy pierwszym kontakcie trafia do Pipedrive. System pamięta historię rozmów, pokazuje etap sprzedaży i przypomina o zaplanowanym kontakcie. Samo to, że przestaliśmy gubić leady, z czasem przełożyło się na wzrost przychodu.

Drugą połowę układanki stanowią notatki ze spotkań, które większość firm prowadzi naszym zdaniem za słabo. My spotykamy się z klientami online, a na każdym spotkaniu działa Fireflies, czyli notatnik AI, który robi transkrypcję i podsumowanie: co ustaliliśmy, co powiedział klient, czego potrzebuje. Nikt nie notuje w trakcie rozmowy, więc wszyscy mogą się skupić na kliencie, a po spotkaniu mamy gotowy materiał do rekomendacji i maila.

AI przyspiesza, ale potrafi z przekonaniem się mylić

Najmłodsze narzędzia w naszym zestawie to ChatGPT i Claude. Piszemy z nimi oferty, posty i maile, analizujemy grupy docelowe i sprawdzamy własne tezy, prosząc o inny punkt widzenia. Patryk najczęściej nagrywa chaotyczną notatkę głosową, a AI zamienia ją w uporządkowany tekst.

Kiedy AI zaczęło się upowszechniać, baliśmy się, że zmniejszy zapotrzebowanie na agencje. Tak się nie stało, bo AI przyspiesza pracę, ale nie zastępuje znajomości klienta ani doświadczenia z jego kampaniami. Do tego potrafi z pełnym przekonaniem zmyślać albo dać złą rekomendację. Jeśli nie znasz tematu, łatwo tego nie zauważysz, dlatego traktujemy AI jak szybkiego asystenta, a nie kogoś, kto podejmuje decyzje.

Reszta naszego zestawu w skrócie

• Discord – codzienna komunikacja zespołu, który pracuje zdalnie w całej Polsce.
• Premiere Pro i CapCut – montaż dłuższych filmów i rolek.
• Happy Scribe – transkrypcje i napisy do filmów, z których potem powstają opisy i posty.
• GetResponse – newsletter i autorespondery
• Google Ads Editor – hurtowe zmiany w kampaniach bez przeładowywania panelu.
• Canva – grafiki, które może robić każdy w zespole.
• WordPress i Zenbox – strona i hosting z supportem, który odpowiada w kilkanaście minut, także w nocy.

Od czego zacząć

Nie wdrażaj wszystkiego naraz. Zacznij tam, gdzie Twoja firma traci najwięcej: jeśli zadania giną w mailach, od narzędzia do projektów, a jeśli giną leady, od CRM. Kolejne dokładaj dopiero wtedy, gdy poprzednie wejdzie zespołowi w nawyk.